Quels sont les éléments-clés d’un appel d'offres public d'illuminations urbaines
Appel d'offres : Clarifiez votre projet, évitez d'être enseveli par la paperasse !
Introduction
Chaque année, de nombreuses municipalités reçoivent des propositions qui ne rencontrent pas leurs attentes pour leurs projets d’illuminations urbaines. Les raisons sont souvent les mêmes : un appel d’offres qui ne rassemble pas toutes les informations requises, des exigences techniques mal définies ou un lancement trop tardif.
Forts de notre expérience aupès de plus de 50 villes, nous avons identifié les éléments-clés qui permettent d’attirer des fournisseurs qualifiés, créatifs et alignés avec les contraintes techniques et esthétiques de chaque projet.
Dans ce guide, vous découvrirez les étapes essentielles pour rédiger un appel d’offres structuré, inspirant et efficace du cadrage du projet à la sélection finale du prestataire, en passant par le budget, les délais et le cahier des charges.
1.Définir clairement vos besoins
Avant de commencer la rédaction, il est essentiel de définir précisément les besoins du projet. Cela inclut :
Objectifs du projet: Décrire les résultats attendus, comme l'amélioration de l'esthétique urbaine, la sécurité, ou la réduction de la consommation énergétique.
Zones ciblées par le projet : Préciser clairement les secteurs à illuminer, que ce soit sur des lampadaires, dans des arbres, sur des bâtiments ou au sol. Autant que possible, joignez une carte de la ville indiquant les secteurs à mettre en valeur, ceux déjà décorés et les sites prédisposés à recevoir des événements.
Contraintes : Identifier les contraintes inhérentes à votre projet telles que la disponibilité électrique, les tensions électriques disponibles, les dimensions des infrastructures à décorer, les hauteurs libres, l’accessibilité des sites, la proximité des résidents (possibilités de pollution lumineuse), les spécifications techniques des lampadaires et le dégagement minimum requis s’ils sont à habiller.
Ambiance et thématique : Indiquer clairement le genre d’ambiance à créer dans le secteur à illuminer ainsi que les thématiques souhaitées. Présentez des inspirations qui plaisent à votre comité de sélection. Si vous avez déjà des décorations sur certaines artères, parcs ou immeubles de la ville, fournissez des photos et indiquez si le fournisseur doit s’en inspirer ou s’en éloigner. De plus, si votre ville organise des événements hivernaux comme un Marché de Noël, un Carnaval ou un festival d’hiver, fournissez des photos de ces événements pour inspirer les fournisseurs potentiels. Jetez un œil aux catalogues des différents fournisseurs et faites une maquette d’inspiration en mettant de l’avant les couleurs qui vous plaisent pour aider les designers et chargés de projets à mieux comprendre l’ambiance urbaine souhaitée.
Étendue des services requis : Déterminez si vous souhaitez uniquement acquérir des décors illuminés ou obtenir d’autres services. La livraison peut être incluse ou non dans le prix de la proposition. La majorité des fournisseurs d’illuminations urbaines offrent des services d’installation à l’automne, de démontage au printemps, ou un simple service d’accompagnement et de supervision pour la première année d’installation. Il est également possible de demander un service d’entreposage pour la période post-démontage ainsi qu’une inspection des décors avant l’entreposage pour une réparation sous garantie.
Calendrier de réalisation : Pour les projets d’illuminations urbaines pour le temps des fêtes, assurez-vous d’offrir un délai raisonnable à vos prestataires potentiels pour préparer une proposition de qualité et offrir des modèles de décors illuminés créatifs et adaptés à vos besoins. Le moment le plus opportun pour lancer un appel d’offres public ou sur invitation se situe entre mars et juin. À cette période, les manufacturiers ont conçu de nouveaux designs de décors et disposent de suffisamment de temps pour assurer une fabrication et une livraison respectant les délais sans frais extraordinaires, optimisant ainsi votre budget.
Budget disponible : Établissez dès le départ le budget alloué à votre projet et demeurez réaliste quant à ce qui pourra être offert avec ce budget. Si vous ne savez pas comment évaluer votre budget en fonction de votre projet, consultez notre chronique sur ce sujet pour obtenir tous les outils nécessaires. Respectez la politique d’attribution de contrat de votre organisation, car l’ampleur du budget aura un impact sur le mode d’attribution : appel d’offres public, appel d’offres sur invitation ou attribution de gré à gré. Le mode d’attribution de contrat influencera les délais de réception des propositions et possiblement les délais de réalisation de votre projet.
2. Rédiger un cahier des charges détaillé
Le cahier des charges est le document central d'un appel d'offres. Il doit inclure :
Description technique : Indiquez clairement les spécifications des équipements et/ou immeubles à illuminer. Fournissez les devis techniques des lampadaires si vous souhaitez installer des décors lumineux sur ceux-ci. Indiquez les dimensions des immeubles à illuminer et les dégagements disponibles. Vous pouvez exiger que le matériel et les décors illuminés respectent certaines normes, comme la norme CSA et l’indice IP. Pour en savoir davantage sur ces certifications, consultez notre chronique exhaustive sur ce sujet. Si votre appel d’offres demande des propositions de décors illuminés, indiquez clairement vos exigences quant aux métaux utilisés dans la fabrication des structures. La plupart des manufacturiers utilisent de l’aluminium ou de l’acier galvanisé. L’aluminium est moins plus coûteux mais plus léger et durable, ne corrodant pas et étant recyclable à l’infini.
Nombre de propositions : Demandez plus d’une proposition aux répondants pour obtenir suffisamment de choix et permettre à votre comité de sélection de faire un choix éclairé. En demandant plusieurs propositions, les fournisseurs peuvent offrir des thématiques différentes ou des variantes qui pourraient plaire davantage. N’hésitez pas à exploiter la créativité de vos prestataires potentiels en demandant de 2 à 3 propositions.
Calendrier : Indiquez la date limite de dépôt des propositions en vous assurant que les répondants aient un délai raisonnable pour préparer une proposition de qualité respectant l’ensemble de vos exigences. Si vous fournissez peu de détails sur les contraintes des sites à illuminer, offrez un délai de dépôt plus long pour permettre aux fournisseurs de réaliser les recherches et analyses nécessaires. Pour un projet de plus de 100 000 $, un délai de dépôt minimum de 4 à 6 semaines est judicieux. Offrez également une période de questions aux répondants, équivalente au délai de dépôt moins une semaine. Indiquez la date de sélection de la proposition retenue et autorisée par le conseil municipal. Offrez un délai de livraison suffisamment long pour éviter de freiner la créativité des fournisseurs et restreindre les motifs et designs proposés. Pour un projet de plus de 100 000 $, un délai de livraison de 3 à 6 mois est recommandé.
Garanties exigées : Les garanties offertes peuvent varier d’un fournisseur à l’autre. La norme est une garantie de 2 ans sur le matériel d’illumination des décors, tandis que la garantie des structures dépend des métaux utilisés.
Budget : Un budget plus élevé permet aux fournisseurs d’être plus créatifs et imaginatifs, incluant des éléments d’animation ou des décorations diurnes. Prenez en compte les services requis dans la détermination du budget. Si l’installation et le démontage de la première année sont inclus, les frais d’installation pourraient représenter 25% à 30% du budget total. Notez que l’installation de matériel d’illumination dans des grands arbres est plus coûteuse que celle de décors préassemblés et il faudra donc y consacrer un budget plus important.
Mode d’attribution de contrat : Respectez la politique d’octroi de contrat de votre municipalité en fonction de l’ampleur du contrat. Si vous optez pour un appel d’offres sur invitation, assurez-vous d’inviter des fournisseurs capables de répondre aux exigences techniques établies.
Documentation à déposer : En plus des documents légaux de base, demandez aux répondants de fournir les fiches techniques des produits proposés ainsi que des simulations du rendu des propositions dans votre environnement. Des simulations à l’échelle permettent d’apprécier l’ampleur et l’impact des décors proposés dans votre environnement.
3. Présenter votre organisation
Il est important de fournir des informations sur votre organisation pour permettre aux prestataires potentiels de bien cerner l’environnement de la municipalité et le contexte de l’Appel d’offres :
Présentation de l'organisation : Historique, vision de développement, réalisations précédentes et objectifs de l’appel d’offres.
Coordonnées : Personne de contact pour les questions et les clarifications.
4. Impliquez votre comité de sélection tôt dans le processus
C’est un aspect parfois négligé pour ce genre de projet. Lorsqu’il s’agit de sélectionner un fournisseur pour des infrastructures municipales davantage techniques qu’esthétiques, le rôle du comité de sélection est plus objectif. Cependant, pour apprécier le caractère esthétique des propositions, il est utile de réunir le comité tôt dans le processus pour leur présenter le projet et s’assurer que tous les membres sont en accord avec les thématiques, les couleurs et les inspirations qui guideront le choix de la proposition à retenir.
5. Décrire le processus de sélection
Pour garantir la transparence, décrivez le processus de sélection des offres :
Critères de sélection : Compréhension du mandat, expérience du fournisseur, capacité de production et d’installation, exemples de réalisation de projets similaires, expertise du chargé de projet et de l’équipe de réalisation, qualité technique des produits offerts, durabilité et garanties, respect du budget, respect des délais de livraison et d’installation, qualité du document présenté, et surtout, l’appréciation de l’esthétisme des propositions, qui devrait constituer une part prépondérante de l’évaluation.
Méthodologie d'évaluation : Indiquez comment les propositions seront évaluées et notées par le comité de sélection. Assurez-vous que la pondération de chacun des critères permet de sélectionner la proposition qui convient le mieux à vos besoins.
6. Encourager les questions et la communication
Facilitez la compréhension des exigences en encourageant les questions :
Séances d'information : Organisez une visite des lieux et des rencontres de groupe pour répondre aux questions des soumissionnaires.
Canal de communication : Fournissez une adresse courriel ou un numéro de téléphone pour les questions.
7. Diffuser l'appel d'offre
Assurez-vous que l'appel d'offres rejoint des prestataires qualifiés en quantité suffisante :
Appel d’offres sur invitation : Invitez des fournisseurs qualifiés et fiables jouissant d’une bonne réputation et des réalisations similaires à votre projet. Consultez leurs sites internet et réseaux sociaux, où ils publient régulièrement leurs réalisations. Demandez également des références à d’autres villes et municipalités environnantes.
Appel d’offres public : Publiez votre appel d’offres sur les sites de diffusion prévus à cet effet, comme SEO au Québec ou MERX ailleurs au Canada.
Conclusion
Un appel d'offres bien étoffé est le fondement d’un projet d’illuminations urbaines réussi, respectueux de votre budget, de vos délais et de votre vision esthétique.Trop souvent, des appels d’offres vagues ou lancés tard en fin d’année conduisent à des propositions qui manquent de créativité et d’effet Wow, à des coûts élevés et/ou à des installations qui ne rencontrent pas les délais prévus.
Pour aller plus loin, consultez nos ressources complémentaires sur la budgétisation, les certifications techniques (CSA, IP) et la planification saisonnière optimale.
Chez Leblanc illuminations, nous accompagnons les villes et municipalités dans la mise en place de projets lumineux sur mesure, de la conception au déploiement. Contactez-nous pour maximiser le succès de votre prochain appel d’offres.